La responsabilità dell’incaricato nel nuovo sistema di tracciabilità
Il Registro Elettronico Nazionale per la Tracciabilità dei Rifiuti (RENTRI) ha introdotto un nuovo modello di gestione digitale per i soggetti che producono, trasportano o gestiscono rifiuti.
Tra le novità più rilevanti c’è la ridefinizione delle responsabilità operative, che coinvolge in modo diretto le persone fisiche designate dalle imprese per l’utilizzo della piattaforma.
Capire chi risponde in caso di violazione non è solo una questione giuridica, ma anche un tema organizzativo fondamentale per evitare sanzioni e gestire correttamente i flussi informativi.
Il quadro sanzionatorio previsto dal D.Lgs. 152/2006
Il sistema sanzionatorio di riferimento è definito dall’articolo 258 del D.Lgs. 152/2006, come modificato dal D.Lgs. 116/2020.
I commi 10–13 stabiliscono che, salvo che il fatto costituisca reato, la mancata o incompleta trasmissione dei dati informativi al RENTRI, o l’iscrizione irregolare al Registro, comporta l’applicazione di una sanzione amministrativa pecuniaria:
- da 500 a 2.000 euro per i rifiuti non pericolosi
- da 1.000 a 3.000 euro per i rifiuti pericolosi
Le sanzioni non si applicano nei casi di violazioni formali o errori materiali che non incidono sulla tracciabilità. È quindi importante che le imprese siano in grado di dimostrare la natura dell’errore e la tempestiva correzione dei dati.
Operatori, utenti e incaricati: come sono definite le figure del RENTRI
Il Decreto Ministeriale 59/2023 e il Decreto Direttoriale 143/2023 hanno chiarito i ruoli dei soggetti coinvolti nel sistema.
- Operatore: è il soggetto giuridico iscritto al RENTRI, cioè l’impresa o l’ente titolare degli obblighi.
- Utente: è la persona fisica che accede alla piattaforma per conto dell’operatore.
- Incaricato: è la persona fisica, interna o esterna, autorizzata a utilizzare i servizi del RENTRI per operare in nome dell’operatore.
- Sub-incaricato: figura prevista solo nei manuali ministeriali; può essere abilitato da un incaricato per gestire attività limitate ad alcune unità locali.
L’accesso avviene esclusivamente tramite SPID, CNS o CIE, e ogni operazione è tracciata e riconducibile a chi l’ha compiuta. Questo garantisce l’identificabilità dell’utente, ma al tempo stesso rende più chiaro chi può essere ritenuto responsabile di eventuali violazioni.
Chi risponde in caso di errore o omissione
Il tema principale è quello della responsabilità della violazione.
Secondo la legge 689/1981, ciascuno risponde della propria azione o omissione quando questa è cosciente e volontaria. L’articolo 6 della stessa legge stabilisce inoltre che, se la violazione è commessa da un dipendente o rappresentante, l’imprenditore o l’ente risponde in solido, ma la sanzione principale resta a carico della persona fisica che ha compiuto l’atto.
Nel caso del RENTRI, questo significa che:
- Se il legale rappresentante non opera direttamente nel sistema, ma delega l’attività, l’autore materiale dell’errore o dell’omissione è l’incaricato o il sub-incaricato.
- La sanzione deve quindi essere applicata alla persona fisica che ha effettuato o omesso la trasmissione dei dati.
- L’impresa può essere chiamata a rispondere solo in via solidale, se l’errore deriva da una carenza organizzativa o di vigilanza.
Questo principio è stato più volte confermato dalla giurisprudenza, tra cui la Cassazione Civile, Sezione II, ordinanza n. 30766 del 28/11/2018, che ribadisce che la sanzione amministrativa va irrogata alla persona fisica autrice del fatto, anche se agisce per conto di una società.
Non mancano le criticità
Il punto ancora aperto riguarda l’attribuzione automatica delle violazioni al legale rappresentante, come in parte previsto da una lettura ministeriale del D.M. 59/2023.
Questa interpretazione non sembra giuridicamente fondata, poiché contrasta con il principio generale per cui la sanzione amministrativa deve colpire l’autore dell’azione materiale.
La situazione ricorda quella vissuta con il vecchio SISTRI, dove i “delegati” rischiavano sanzioni dirette per errori formali, generando incertezza e conflitti di responsabilità.
Le associazioni imprenditoriali hanno già segnalato il problema al Ministero fin dal 2022, ma una soluzione definitiva non è ancora stata individuata.
Quali misure possono adottare le imprese per evitare sanzioni?
Per ridurre il rischio di sanzioni, le imprese possono adottare alcune misure pratiche:
- Designare con precisione gli incaricati e formalizzare la delega interna con un atto scritto.
- Conservare le evidenze digitali di ogni operazione RENTRI, così da poter ricostruire chi ha effettuato l’invio.
- Verificare costantemente la completezza dei dati caricati, in particolare per i rifiuti pericolosi.
- Formare gli incaricati e i sub-incaricati sulle corrette modalità operative e sulle tempistiche.
Nel sistema RENTRI, ogni accesso, inserimento o omissione è collegato a un nome preciso.
Per questo motivo, la corretta gestione delle deleghe e la formazione del personale incaricato rappresentano oggi un elemento essenziale per garantire la conformità normativa e la tutela dell’impresa.